Nous ne prenons pas donc de commandes régulièrement. Nous lançons une souscription annuelle, de mi-septembre à décembre, pour une livraison en juin (pour des grosses quantités, il est possible de régler en plusieurs fois). Cette souscription est très importante car elle permet de verser aux coopératives 60 % du montant de la commande que nous leur passons en décembre. Nous leur envoyons ce pré-paiement le plus tôt possible, en fonction de l'arrivée des souscriptions pour les aider à couvrir une partie des frais de production et à subvenir à leurs besoins pendant la récolte. Cette souscription est également importante car elle nous permet d'avoir une idée de la quantité à commander aux coopératives zapatistes.
La date limite de souscription est fin décembre.Quand le café arrive, nous organisons une journée de distribution pour les acheteur-se-s habitant Paris ou la région parisienne. Celles et ceux ne pouvant se rendre à cette journée peuvent venir chercher leur café à nos permanences hebdomadaires tous les mercredis de 16 heures à 20 heures (sauf au mois d'août).
Pour les gens qui habitent en province et ne peuvent pas se rendre à Paris, nous envoyons les paquets par La Poste (les frais de port sont inclus dans le prix d'achat).
Nous prévenons les souscripteurs/euses par mail ou par courrier des dates d'arrivée du café, de celle de la journée de distribution et de celle des envois en province.
Pour nous permettre de payer la plus grande partie de la récolte de café avant son arrivée et parce que la gestion quotidienne de commandes toute l'année prend beaucoup de temps, il faudrait, dans la mesure du possible, anticiper et passer une commande pour l'année (par contre, encore une fois, vous pouvez nous régler en plusieurs fois). Nous rappelons que nous sommes tou-te-s bénévoles, ce qui nous permet de renvoyer l'intégralité des bénéfices aux communautés zapatistes. Mais qui nous oblige à trouver les moyens de simplifier au maximum le travail à effectuer pour ne pas s'épuiser et perdre l'envie de continuer. Depuis 2002, la quantité de café que nous importons a considérablement augmenté (près de 18 tonnes en 2009) avec une surcharge de travail équivalente.
Nous demandons donc à tou-te-s de nous aider en essayant autant que possible de ne faire qu'une commande par an, au moment de la souscription.
Un autre moyen est de faire des commandes groupées.Nous aimerions développer ainsi un "réseau de réseaux", c’est-à-dire, que les gens prennent l’initiative de développer leur propre réseau autour d’eux pour distribuer le café zapatiste.
Une commande groupée nous permet de réduire à la fois :